PowerAutomate事例:メールの本文を抽出してエクセルに転記

PowerAutomateでメールをエクセルに転記させたいものの､やり方がわからず困っていないでしょうか｡
この記事では､実際のお客様事例から､設定方法を解説します｡

単にメール本文を転記するだけでなく､

• メール本文内に複数件の情報が入っている場合に､行を分けて転記する方法
• ｢契約番号｣｢お客様名｣などの要素ごとにエクセルに転記する方法

が分かります｡
ご参考ください｡　

—この記事の監修者—

ヒョウノモトハル

• 1979年神奈川県生まれ
• 大学卒業後、モラトリアム期間を経て会社員となる
• 経理・総務・管理といったバックオフィスでの経験を積み、2016年から会社の情報システム部門へ転属
• その後2021年にキャリアの経験を活かし、Microsoft365関連の講座でUdemy講師としてデビュー
• 2023年現在、受講生５万人を抱えるベストセラー講師となる

お客様の悩みと実現したいこと

メールの本文を読まなくても､内容をExcelの一覧上で確認できるようにする｡

メールの内容

Excelへの転記イメージ

【1件目】の｢契約番号｣｢お客様｣｢配信内容｣･･･で1行
【2件目】の｢契約番号｣｢お客様｣｢配信内容｣･･･で1行と､件ごとに行を分けて転記する｡

お客様のお困りごと

• 本社から支店メンバー全員に送信される大量のシステムメールに困っていた
• メールの内容自体は契約に関する重要なものであるが、システムメールのため、支店メンバー全員に送付される
  自担当の案件かどうかが､メールを開かないとわからない
• その結果、メールが埋もれてしまうことが散見され、納期遅延 や機会損失に繋がってしまう恐れがある

実装内容

PowerAutomateを使って､どのように実現したのかを解説します｡
大まかな流れは以下の3つです｡

1. 新しいメールが届いた時(トリガーの設定)
2. 本文抽出のための準備
3. 件数の数だけ､本文抽出→Excelへの転記を繰り返す(繰り返し処理)

1.トリガー:新しいメールが届いた時

トリガーは､本社のシステムメールからメールが届いた場合です｡
件名など､他の条件による絞り込みは不要だったため､シンプルに差出人だけを指定しました｡

本文抽出のための準備

メール本文を抽出するために､

1. HTMLからテキストへの変換
2. 件数の数繰り返すための変数の初期化

を行います｡

1.HTMLからテキストへの変換

メールはHTML形式で記述されており､そのままだと<b><br/>などの余計なタグも含めて処理されます｡
文字列を抽出する上でHTMLタグは不要なので､メール本文をテキストに変換します｡

<Content Conversion>の<HTMLからテキスト>を使っています｡
(<接続>に<Content Conversion>を追加する必要があります｡)

2.件数の数だけ繰り返すための変数の初期化

メール本文内に【1件目】【2件目】等､抽出対象となる情報が複数件含まれています｡
この件数分､処理を繰り返すための変数を用意します｡

取得したいのは【1件目】からなので､初期値となる｢値｣に1を設定しています｡
名前はご自身でわかりやすいものであれば､自由に設定してかまいません｡

件数の数だけ繰り返す1:繰り返し条件

件数の数だけエクセルへの転記を繰り返すための､繰り返し条件を設定します｡

今回のポイントは､本文内に含まれる情報の件数が固定ではないことです｡
1件だけの場合もあれば､3件ある場合もあります｡

(1件の場合)

(2件以上の場合)

そのため､件数の数だけ､処理を繰り返しています｡

｢N件目｣については､変数N件目の値と､文字列’列目’の結合です｡
以下の式で設定しています｡

なお､繰り返し処理の最後に､変数｢N件目｣の値を+1しています｡
このように設定することで､メール本文に含まれる｢N件目｣の数だけ処理を繰り返します｡

(例)
1件だけの場合は､｢1件目｣の文字は含み､｢2件目｣の文字は含まないので､1回だけ実行される｡
2件の場合､｢1件目｣｢2件目｣の文字は含み､｢3件目｣の文字は含まないので､2回繰り返し実行される｡

例:1件の場合

*<Do Until>は正確には｢N件目の文字列を含まない｣がTrueになったとき､繰り返しが終了します｡わかりやすさを優先するため､｢検索される文字列が本文に含まれるか｣で表現しています｡

繰り返し2:繰り返す処理の中身

続いて､繰り返しの中身です｡
大まかに､4つの処理を行っています｡

1. 取得したい要素の位置の取得
2. 取得したい要素の取得
3. 要素のExcelへの転記
4. 変数｢N件目｣に+1

事例そのままでは項目数が多いので､契約番号とお客様の2つだけのケースで解説します｡

取得したい要素の位置の検索

まずは｢(1)契約番号｣の位置を検索します｡
より正確には､本文内のN番目の文字列｢(1)契約番号｣の開始位置を取得します｡

<データ操作>の<作成>アクションに､以下の式を記述します｡
アクション名は<契約番号位置検索>とします｡

最後の variables(‘N件目’)は､繰り返しの数です｡
繰り返し1回目に先頭の｢(1)契約番号｣の開始位置が､2回目には上から2番目の｢(1)契約番号｣の開始位置が取得されます｡

同じように､アクション<お客様位置検索>を追加し､次の項目｢(2)お客様｣の開始位置も取得します｡

取得したい要素の取得

いよいよ､本文から契約番号を取得する<契約番号出力>アクションを作成します｡
<データ操作>の<作成>アクションに､以下の式を記述します｡

少し複雑なので､分けて解説します｡
まず､文字の取得にはsubstring関数を使用します｡
substringは､①文字列の②指定の位置から､③指定文字数分の文字を取得する関数です｡

(例)

→文字列｢hello｣の3の位置から2文字なので､’lo’が出力される｡
*先頭｢h｣の開始位置は1ではなく､0です｡

まず､今回①指定する文字列はメール本文です｡htmlからテキストに変換した結果を､入力します｡

続いて､②開始位置として指定したいのは､｢(1)契約番号:｣の後ろです｡
｢(1)契約番号:｣の開始位置は<契約番号位置検索>の結果なので､outputs(‘契約番号位置検索’)です｡
そこに｢(1)契約番号:｣の文字数分である8を足します｡

続いて､③取得する文字数です｡契約番号が8桁固定であれば､シンプルに8を指定すればOKです｡

桁数が固定でない場合は､一手間必要です｡
今回取得したい文字は､先ほど指定した②開始位置から､次の項目の開始位置-1までです｡

文字数は､②開始位置と､次の項目の開始位置-1の差で求められます｡
例えば､②開始位置が｢40｣､<お客様位置検索-1>が｢50｣だとすると差10が､契約番号の文字数です｡

式にすると､以下となります｡
subは引き算､addは足し算を行う関数です｡

これをsubstringの最後に加えます｡

上記の式で契約番号を取得できます｡

項目の数だけ､位置検索と出力処理をそれぞれ作成します｡
変える必要があるのは､outputsの中身と､+する文字数です｡(以下,★部分)

｢項目文頭の文字数｣とは｢(1)契約番号:｣や｢(2)お客様:｣の文字数のことです｡

なお､最後の項目については､次の項目が存在しません｡そのため､次の項目の代わりに文字列｢上記内容｣の位置を取得し､同じように記述します｡

<上記内容位置検索>の処理内容

最終項目を出力する処理内容(今回は<お客様出力>)

エクセルへの転記

抽出した項目をエクセルに転記します｡
エクセルに項目数分の列を持ったテーブルを作成します｡
あらかじめタイトル行を作成し範囲選択した状態で､<挿入>タブの<テーブル>を選択するとスムーズです｡

Excelの<表に行を追加>アクションから､転記先のExcelを指定し､各列に､対応する出力アクションの結果を記述します｡
具体的には､契約番号には<契約番号出力>の出力を､お客様には<お客様出力>の出力を選択します｡

変数｢件数N｣に+1

最後に､変数｢件数N｣に+1するアクションを追加します｡
繰り返しの最後に｢件数N｣に+1することによって､2回目の繰り返し時には｢2件目｣の文字列が検索され､3回目の繰り返し時に｢3件目｣の文字列が検索されます｡

+1をしないと､ずっと｢1件目｣を検索してしまい､繰り返しが終了しない無限ループ状態になるので注意しましょう｡

以上で設定完了です｡
情報を2件含んだメールを受信すると､2行Excelに追加されます｡
｢契約番号｣｢お客様｣も正しく抽出できました｡

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