Word✕Copilotを検証:清書のような下書きと､瞬時のテーブル化

「CopilotをWordで使うと自動で文書作成できる？」
「どんな機能があるの？」
「実務で使えるの？」

CopilotはWordでどんなことができるのか、検証してみました。
一推しは｢下書き｣と｢テーブルとして視覚化｣機能です｡

この記事では

• CopilotがWordでできること
• 実務レベルでの検証結果

について解説します。

ぜひ最後までご覧ください。

Copilot in Wordでできること

Word上でのCopilotには大きく2つの機能があります。

1. 文書上で使える機能(下書き・書き換え･テーブル化)
2. チャットで使える機能(質問・要約･画像生成)

それぞれについて詳しく解説します。

文書上で使える機能

文書上で使えるのは､以下3つです｡

1. 下書き
2. 書き換え
3. テーブルとして視覚化

下書き

指示に基づき、叩き台を作成する機能です。
他のファイルを参照させることもできます。

新規作成時､作成中の文書への挿入､どちらにも対応しています｡

書き換え

選択範囲に対して書き換えを行う機能です。
チャットで指示するか､指示をしない自動書き換えの2種類があります｡

(自動書き換え後､右下のチャット欄に指示をすることで､指示有りの書き換えが行えます)

テーブルとして視覚化

選択範囲をテーブル化する機能です。

チャット上で使える機能

チャット上では､以下の2つの機能が利用できます｡

1. 文書の要約･質問
2. 画像の生成

文書の要約･質問

文書の内容についての質問や要約ができます｡

なお､チャット欄では回答が得られるだけで､修正や追記の指示はできません｡

画像の生成

Wordに挿入する画像を作成できる機能です｡

＜画像の編集画面＞でサイズや配置の編集作業もできます。

Copilot in Wordの検証結果

CopilotはWordは実務でどれくらい役立つのか、以下の検証結果をお伝えします。

1. 下書き
2. 書き換え
3. テーブル化
4. 要約・質問
5. 画像生成

○下書き(イチから):具体的な指示でほぼそのまま使える

指示を具体的にすれば､ほとんどそのまま使える文章を生成できます｡

例:1 顛末書

(指示内容)

お得意先へ提示した見積書の金額が一桁（60万が600万に）多く間違っていたことを上司に報告する顛末書の下書き ミスの原因は、第3者チェックを怠ったこと、多くのお客さんと同時進行的に商談を進めており、整理できていなかったこと

（出力結果）

見積書金額誤記に関する顛末書 概要 この度、お得意先に提示した見積書において、金額を一桁多く記載する重大なミスが発生しました。具体的には、正しい金額が60万円であるところを、誤って600万円と記載してしまいました。このミスによりお得意先に混乱とご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。 ミスの原因 今回のミスの原因は以下の二点に集約されます。 l  第3者チェックを怠ったこと: 作成した見積書を他の担当者にチェックしてもらうプロセスを省略してしまいました。 l  多くのお客さまと同時に商談を進めていたこと: 複数のお客さまと同時進行での商談を行ったため、情報の整理が不十分でありました。 対策 今後、このようなミスを再発防止するため、以下の対策を講じます。 l  見積書の作成後、必ず第3者にチェックを依頼する体制を強化します。 l  商談の進行状況を管理するためのツールやシステムを導入し情報の整理を徹底する。 l  定期的に研修を行い、見積書作成や顧客対応における注意点を再確認します。 結論 今回のミスは、基本的なプロセスを省略してしまったことに起因します。この度の反省を教訓に、今後はより一層の注意を払い、信頼回復に努めてまいります。引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。 署名

原因･対策についてはより具体的に書き直す必要がありますが､叩き台としては十分な精度です｡

例:2  社内通知

(指示内容)

リモートワークを12月1日から週2回までに制限する旨を、社内に通知する文書。 制限の理由は、社内資源の活用促進（高速なネット環境や、複合機など）と業務の効率化（リモートだと1～2分の相談にもアポが必要になるなど）のため

（出力結果）

リモートワーク制限に関する通知 リモートワーク制限について 社員各位、 2024年12月1日より、リモートワークを週2回までに制限させていただきます。以下の理由に基づき、今回の制限を実施することを決定いたしました。 社内資源の活用促進 弊社には、高速なネット環境や最新の複合機など、業務を効率化するための優れた設備が整っています。これらの社内資源を最大限に活用するため、オフィスでの勤務を奨励いたします。 業務の効率化 リモートワークでは、1～2分の短い相談や確認にもアポイントが必要となることが多く、業務の効率が低下する傾向があります。オフィスでの勤務により、迅速なコミュニケーションが可能となり、業務全体の効率化が期待されます。 ご理解とご協力のほど、よろしくお願いいたします。 総務

こちらは､そのまま使っても違和感のない精度で作成できています｡

このよう指示が具体的であるほど､回答の精度が上がります｡

反対に､情報が少ないと勝手に補完されてしまい、下書きとして使いにくいです｡以下､「顛末書の下書き」とだけ指示した場合の出力結果です｡

(指示内容)

顛末書の下書き

（出力結果）

顛末書 1. 概要 今回の件について、以下にその経緯と詳細を記します。 2. 発生日時 2024年10月31日 午前10時頃 3. 場所 本社ビル5階会議室 4. 発生事象 会議中にプロジェクターが故障し、プレゼンテーションが中断しました。 5. 経緯 l  10:00 – 会議が開始される。 l  10:15 – プロジェクターが突然映像を表示しなくなる。 l  10:20 – 技術サポートチームが対応を開始するも、故障の原因が特定できず。 l  10:30 – 会議が中断され、再スケジュールが検討される。 6. 原因 プロジェクターの内部部品の故障が主な原因と考えられます。 7. 対策 l  定期的な設備点検の強化 l  予備機器の導入 l  迅速な対応マニュアルの作成 8. 今後の対応今回の事象を教訓に、再発防止策を徹底します。特に、以下の点に注意を払います。 l  技術サポートチームのスキルアップ l  会議前の機器チェックの徹底 l  問題発生時の迅速な連絡体制の構築 9. まとめ 今回のプロジェクター故障により会議が中断されたことについて、関係者の皆様にご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。今後、このような事態が再発しないよう、全力で取り組んでまいりますので、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。 署名 氏名: 山田 太郎 部署: 技術部 日付: 2024年10月31日

プロジェクターの故障に関する顛末書が作成されました。
これを元に､例えば｢見積書金額誤記｣に関する顛末書を作成しようとした場合･･
ほとんどの箇所を書き換える必要があり、下書きとしてはいまいちです｡
指示が具体的であればあるほど､書き換えの手間が減り､時短に繋がるでしょう｡

なお､構成だけ作ってもらうこともできます｡

(指示内容)

顛末書の構成を作って

(出力結果)

顛末書の構成  　　　　　　　　　　　　　　　　事故・トラブル報告書  1. 表紙  　　・タイトル: 顛末書 　　・ 作成者の名前と役職  　　・作成日  2. 概要  　　・事故・トラブルの発生日時  　　・発生場所  　　・関係者（名前と役職）  3. 詳細説明 　　・ 事故・トラブルの経緯  　　・具体的な発生状況とそれに続く出来事  　　・発生原因の分析  4. 影響と対応  　　・事故・トラブルが与えた影響  　　・対応策とその実行状況  　　・被害状況（人、物、金銭など）  5. 再発防止策  　　・再発防止のための具体的な対策 　　・ 実施計画とその進捗状況  6. 結論  　　・最終的な結論と今後の方針  　　・関係者への謝罪と感謝の言葉  7. 添付資料  　　・写真や図表などの補足資料  　　・関連文書や報告書

状況に応じて､以下いずれかを使い分けるとよいでしょう｡

• 具体的に指示して､下書き(叩き台)を作ってもらう
• 文書の種類のみ指示して構成だけ作ってもらう

○下書き(別のファイルから):パワポ等の文書化に便利

PowerPointなど別の形式の資料を､Wordとして文書化したい場合に便利です｡
内容がかなりダイナミックに要約されてしまいますが､｢PowerPoint内の文章をコピーして､Wordに貼り付けて修正して･･｣を繰り返すよりも､ずっと楽になるでしょう｡

(指示内容)

添付資料を文書化して

(添付資料)*抜粋

(出力結果)下線が､上記のスライド対応部分

【基礎編】Copilot研修用資料  　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社Unite 提供  目次 ・1. はじめに  ・2. Copilotとは？  ・3. Copilotでできること  ・4. Copilotを仕事で活用するための基本型  ・5. TeamsでのCopilot活用  ・6. OutlookでのCopilot活用  ・7. PowerPointでのCopilot活用  ・8. WordでのCopilot活用  ・9. ExcelでのCopilot活用  ・10. OneNoteでのCopilot活用  ・11. LoopでのCopilot活用  ・12. WhiteboardでのCopilot活用  ・13. Power AutomateでのCopilot活用  ・14. Copilotの注意事項  ・15. Copilotの機能詳細一覧  はじめに  本資料はMicrosoft 365ツールにおいてCopilotを効果的に活用するための具体例をまとめています。Copilot含むその他生成AI等のツールに関して、業務においてうまい活用方法を見いだせていない方向けの内容です。本資料でご紹介する内容は2024年7月時点におけるものであることにご留意ください。  Copilotとは？  Copilotとは、Microsoft 365ツール上で動作するLLM（Large Language Model）で、業務効率化を促進するAIツールのことです。LLMは人工知能技術を用いて人間の言語能力を模倣するために設計されたAIモデルであり、膨大な量のテキストデータを学習し、言語の構造とパターンを学習することで、テキストを作成したり、既存のテキストを編集・要約したりする能力に優れています。  Copilotでできること  ・Copilotをはじめ生成AIにできることは広範に渡ります。特に以下の点が特徴です。  ・社内文書検索: 「アレ、あのファイルどこ行った？」から解放されます。  ・カレンダー情報検索: 「アレ、あの会議いつやったっけ？」から解放されます。  ・Teamsチャット情報検索: 「アレ、あのチャットどこでやったっけ？」から解放されます。  さらに、各ツール内での操作（グラフ作成、関数記述、文章校正など）も代行させることが可能です。 Copilotを仕事で活用するための基本型  Copilot活用の型を4つに整理し、それぞれの型における具体例を紹介します。  ・タスク型: ユーザーが既知の情報ベース。例:要約、添削。  ・アウトソース型: ユーザが未知の情報ベース。例:企画立案、問題解決。  ・インスパイア型: 人間が作成したアウトプットをAIに入力し、似て非なるアウトプットに作り変える。例:ブレスト、リサーチ。  ・イノベーション型: Copilotにオリジナルのアウトプットを出力させる。例:企画構想。 TeamsでのCopilot活用  TeamsとCopilotの親和性はMS365ツールの中でも非常に高いです。以下のように活用できます。  ・ユーザーとのチャット画面上（チャットCopilot）  ・会議のチャット画面上（ミーティングCopilot） ・M365アプリ上（M365チャット）  具体的には、会議の議事録を要約したり、過去のチャットの要点を抽出したり、メールや社内ドキュメントを横断検索することが可能です。 OutlookでのCopilot活用  要約や文案作成はもちろん、面倒な受信ルールの自動作成も可能です。以下のように活用できます。  ・特定のメールスレッド上での要約  ・簡単なプロンプトで返信の下書きを作成  ・メール受信時のルールを自動作成  PowerPointでのCopilot活用  既存ファイルの理解や編集に長けていますが、新規で作成する場合には内容やデザイン上の品質に懸念があります。以下のように活用できます。  ・Wordファイルから PowerPoint ファイルへの変換  ・要約の作成  ・スライドの枚数を圧縮  WordでのCopilot活用  文章の生成、校正、編集に長けています。以下のように活用できます。  ・簡単なアウトラインからドキュメントの下書きを作成  ・Office ファイルからトーク履歴を作成  ・ドキュメントを要約して重要なポイントを抽出  ExcelでのCopilot活用  データ分析に特化していますが、機能が少ないです。以下のように活用できます。  ・データに沿ったグラフを自動で作成  ・既存データに沿った新規のデータを追加、編集、加工  OneNoteでのCopilot活用  過去のメモを検索、メモに基づいたブレスト、整理などに応用が広がります。以下のように活用できます。  ・ノートを要約して重要なポイントを抽出  ・ノートにもとづいてToDoリストを作成  LoopでのCopilot活用  OneNote同様のメモ検索、整理やWordのように文章生成機能に長けています。以下のように活用できます。  ・ページを要約して重要なポイントを抽出  ・コンポーネントの内容にもとづいて表を作成  WhiteboardでのCopilot活用  文章の生成ではなく、アイデアの整理、ブレスト、要約などに特化しています。以下のように活用できます。  ・複数のアイデアを分類して整理  ・コンテンツを Loop コンポーネントに変換して共有  Power AutomateでのCopilot活用  アイデアを自動化フローに落とし込む機能は他に類のない機能です。以下のように活用できます。  ・業務自動化の手順を質問  ・既存フローの内容に関する質問  Copilotの注意事項  Copilotを始めとした生成AIに限らず、最新テクノロジーとリスクは隣り合わせのため、しっかり注意事項を確認しましょう。以下の点に注意が必要です。  ・セキュリティ: Microsoft社の厳重なセキュリティによって情報漏洩等のリスクから守られていますが、「Microsoft社自体に情報が渡ってしまう」ことに変わりはありません。  ・ハルシネーション（幻覚）: CopilotやChatGPTを始めとする多くの対話型AIは「嘘」や「知ったかぶり」をしてしまう可能性があります。  ・情報の正確性: CopilotはLLMのため、ある単語の次に来るであろう単語を予測することしかできず、情報を精査・調査する機能は元来備わっていません。  ・論理思考力の欠落: ChatGPTはあくまでLLMのため、思考をしているわけではなく、論理思考の最たる例である計算能力は低いです。  ・著作権: Copilotで生成されたコンテンツは基本的にはユーザーに帰属し、商用利用も可能です。  Copilotの機能詳細一覧  MS365ツール自体も多様に存在します。それぞれのツールとCopilotがどのように連携できるか確認しましょう。  ・Word: Copilotを使って下書き、新規または既存のドキュメントで書式設定の有無に関係なくテキストを生成します。  ・PowerPoint: テンプレートを利用して新しいプレゼンテーションを作成します。  ・Excel: スプレッドシート内のデータに関する数式、グラフの種類、分析情報に関する提案を取得します。  ・Loop: コラボレーションを通じたコンテンツの作成が可能です。  ・Outlook: コーチングのヒントや要約の作成が可能です。  ・Teams: チャットや会議の内容を要約し、重要な情報を抽出します。  ・Whiteboard: 会議やブレーンストーミングセッションをクリエイティブにします。  ・OneNote: 計画の下書き、アイデアの生成、リストの作成、情報の整理が可能です。  ・Forms: アンケートや投票を簡単に作成するための質問や提案を下書きします。  ・Power Automate: チャットベースのインタラクションを通じて、自動化の構築、設定、実行をサポートします。  ・Power Apps: ローコードでカスタムチャットボットを作成できます。  ・Power BI: 生成AIを活用してデータを最大限に活用します。  ・SharePoint: チームコラボレーション、ナレッジ共有、ドキュメント管理を強化します。

ちなみに､添付資料が参照されるのは､下書き作成時だけのようです｡追加の指示や質問をした際は､明らかに資料を参照していない回答が返ってきました｡

○書き換え:明確な指示と使うタイミングがコツ

書き換えについては､指示の仕方と､使うタイミングを選べば､実務でも役立つでしょう｡

• 自動書き換えは推敲のヒントに
• 指示ありの書き換えは､具体的な修正内容と一緒に

自動書き換え

作成した文章に対して自動書き換えすれば､推敲のヒントとして活用できるでしょう｡
特に､冗長な文章に対して有効です｡

(選択範囲)

リモートワークでは、短時間の相談や迅速な意思決定が難しい場合があります。例えば、1～2分の簡単な相談でもアポイントメントが必要になることがあり、業務が滞る原因となることがあります。オフィスでの対面コミュニケーションを増やすことで、業務のスピードと効率を向上させることが期待できます。  例えば、リモートワークでは短時間の相談や迅速な意思決定が難しい場合があります。一度アポイントメントを取るためには、以下のような作業が必要となります： 1. メールやチャットで相手の空き時間を確認。  2. 双方のスケジュールを調整し、適切な時間を確定。 3. ミーティングリンクや電話番号の共有。  4. 必要な資料や情報の事前準備。  これにより、1～2分の簡単な相談でも多くの時間と手間がかかり、業務が滞る原因となることがあります。オフィスでの対面コミュニケーションを増やすことで、こうした手間を省き、業務のスピードと効率を向上させることが期待できます。

(出力結果)

リモートワークでは短時間の相談や迅速な意思決定が難しいことがあります。1～2分の簡単な相談でもアポイントメントが必要になるため、業務が滞る原因となります。  例えば、以下の手順が必要です：  ・相手の空き時間を確認。  ・スケジュールを調整。  ・ミーティングリンクや電話番号の共有。  ・必要な資料の事前準備。   オフィスでの対面コミュニケーションを増やすことで、これらの手間を省き、業務のスピードと効率を向上させることが期待できます。

冗長でない文章に対して行う場合､単に言い回しが変わるだけです｡
細かい言い回しの調整は､候補から選ぶより､手直ししてしまった方が早いと感じました｡

(選択範囲)

リモートワークでは短時間の相談や迅速な意思決定が難しいことがあります。1～2分の簡単な相談でもアポイントメントが必要になるため、業務が滞る原因となります。 例えば、以下の手順が必要です：  ・相手の空き時間を確認。  ・スケジュールを調整。  ・ミーティングリンクや電話番号の共有。  ・必要な資料の事前準備。  オフィスでの対面コミュニケーションを増やすことで、これらの手間を省き、業務のスピードと効率を向上させることが期待できます。

(出力結果1)

リモートワークでは、短時間の相談や迅速な意思決定が難しいことがあります。1～2分の相談でもアポイントが必要になり、業務が遅れます。  例えば、以下の手順が必要です：  ・相手の空き時間を確認  ・スケジュールを調整  ・ミーティングリンクや電話番号の共有  ・必要な資料の事前準備  対面コミュニケーションを増やすことで、これらの手間を省き、業務のスピードと効率を向上させることができます。

(出力結果2)

リモートワークでは短時間の相談や迅速な意思決定が難しいことがあります。1～2分の簡単な相談でもアポイントメントが必要になるため、業務が遅延する可能性があります。  例えば、以下の手順が必要です：  ・相手の空き時間を確認する。  ・スケジュールを調整する。  ・ミーティングリンクや電話番号を共有する。  ・必要な資料を事前に準備する。  オフィスでの対面コミュニケーションを増やすことで、これらの手間を軽減し、業務のスピードと効率を向上させることができます。

指示ありの書き換え

指示ありの書き換えは､何をどう直したいのか､明確な指示がコツです｡
｢ここをもっとこうしたい｣とはっきり伝えれば､意図通りに修正してくれる確率が上がります｡

(選択範囲)

リモートワークでは、短時間の相談や迅速な意思決定が難しい場合があります。例えば、1～2分の簡単な相談でもアポイントメントが必要になることがあり、業務が滞る原因となることがあります。オフィスでの対面コミュニケーションを増やすことで、業務のスピードと効率を向上させることが期待できます。

(指示内容)

アポイントについて､必要となる作業を具体的に

(出力結果)

リモートワークでは、短時間の相談や迅速な意思決定が難しいことがあります。例えば、簡単な相談もアポイントが必要で業務が滞ることがあります。アポイントを取るためには、以下のような作業が必要です：  ・相手のスケジュールを確認し、空いている時間を見つける  ・メールやカレンダーシステムを使って、相手にアポイントの提案を送る  ・双方が同意する日時を確定し、招待状を送付する  ・アポイントの前に議題や資料を準備する  対面コミュニケーションを増やすことで、これらの手続きを省略し、業務のスピードと効率が向上します。

(選択範囲)

当社には、高速なネット環境や複合機など、効率的な業務遂行をサポートするための充実した社内資源があります。

(指示内容)

ネット環境､複合機を使用できるメリットを具体的に記述して

(出力結果)

当社には、高速なネット環境や複合機など、効率的な業務遂行をサポートするための充実した社内資源があります。高速なネット環境を利用することで、大容量のデータを短時間で送受信したり、クラウドサービスへのアクセスが迅速に行えるようになります。これにより、プロジェクトの進行や情報共有がスムーズに行え、業務全体の効率が向上します。  また、複合機の利点としては、印刷、スキャン、コピー、ファックスなどの機能を一台で行えるため、複数のデバイスを利用する手間が省けます。例えば、大量の資料を短時間で印刷・配布したり、重要な書類を即座にスキャンしてデジタル化することが可能です。これにより、オフィス内でのドキュメント管理が容易になり、ペーパーレス化の推進にも寄与します。

◎テーブル化:コツ不要で便利

テーブル化については､文句なしに便利です｡
表にできそうな箇所を選択して実行するだけで､文書をよりわかりやすくできるでしょう｡

(元の文章)

今後、このようなミスを再発防止するため、以下の対策を講じます。 ･見積書の作成後、必ず第 3 者にチェックを依頼する体制を強化します。 ･商談の進行状況を管理するためのツ ー ルやシステムを導人し、情報の整理を徹底します。 ･定期的に研修を行い、見積書作成や顧客対応における注意点を再確認します｡

（出力結果）

項目	詳細
見積書の作成後の対応	第3者にチェックを依頼する体制を強化
商談の進行状況管理	ツールやシステムを導入し、情報の整理を徹底
定期的な研修	見積書作成や顧客対応における注意点を再確認

(元の文書)

今回のミスの原因は以下の二点に集約されます。  l  第3者チェックを怠ったこと: 作成した見積書を他の担当者にチェックしてもらうプロセスを省略してしまいました。  l  多くのお客さまと同時に商談を進めていたこと: 複数のお客さまと同時進行での商談を行ったため、情報の整理が不十分でありました。

(出力結果)

原因	詳細
第3者チェックを怠ったこと	作成した見積書を他の担当者にチェックしてもらうプロセスを省略
多くのお客さまと同時に商談を進めていたこと	複数のお客さまと同時進行での商談を行ったため、情報の整理が不十分

(元の文章)

2024年12月1日より､リモートワークを週2回までに制限させていただきます｡

（出力結果）

開始日	変更内容	制限
2024年12月1日	リモートワーク	週2回まで

△チャット:ネットや他のファイルからの情報も混ざる

チャット欄は､正直使う機会がないように感じました｡
ネットからの情報や､他のファイルからの情報も混ざってしまい､｢この資料に書かれている情報は何なのか｣がわかりにくいです｡

以下を設定で変更できるようになれば､｢どこに何が書いてあるのか｣の検索が容易になるでしょう｡

• ネット検索のON/OFF
• 他のファイルの参照のON/OFF

現状では､従来のWordの検索機能を使った方が早い印象を受けました｡

△~○画像生成:雰囲気を変える程度には使える

画像生成は、アイキャッチ画像や雰囲気を和らげるための画像としては使用できそうです。
一方で図解はできず､イラストも調整が難しいです｡

アイキャッチ

一応､使えそうな画像が生成されました｡(デザイナーから見れば､ツッコミどころはありそうですが)

(指示内容)

この文書(リモートワーク制限に関する通知)のアイキャッチとして適切な画像を作って

(出力結果1)

(出力結果2)

(出力結果3)

図解

アイキャッチのような画像が作成されてしまい､図解はできませんでした｡

(指示内容)

リモートワークの制限が､社内資源の活用促進･業務効率化に繋がる旨を図解して

(出力結果1)

(出力結果2)

(出力結果3)

イラスト

｢ご理解とご協力のほど、よろしくお願いいたします。｣の後に挿入する挿絵を作ろうと､指示してみました｡

一応､指示はくみ取ってくれますが､イメージどおりの画像を作るための調整が難しく､フリー素材を探した方が早いです｡

(指示内容)

ビジネスマンがお辞儀しているイラスト作って

(出力結果1)

(出力結果2)

ビジネスマンがお辞儀しているアニメ調のイラスト作って

(出力結果1)

(出力結果2)