Power Apps 委任に関する警告への3つの対処法(無視･定期削除･プロパティ書き換え)

｢Power Appsの委任問題って何?｣
｢作成中､委任に関する警告が出てきたけど､どうすれば･･｣
｢委任問題への対処法が知りたい｣

この記事では､

• 委任とは何か
• 委任問題の回避方法

をお伝えします｡
委任に関する警告は､無視できるケースもあります｡
対処が必要なのかどうか･どう対処すべきかを､ご自身の運用に当てはめて判断することが重要です｡

この記事を読めば､対処が必要かどうかの判断方法と､運用に合った対処法がわかります｡
ぜひ最後までご覧ください｡

委任とは･委任に関する警告とは

まずは､委任について概要をお伝えします｡

• 委任とは
• 委任に関する警告とは

委任とは｢データベースへの処理のお願い｣

委任とは｢データベース側に処理をお願いすること｣です｡

例:SharePointの社員データから｢役職｣が｢主任｣のデータだけを表示する

委任する場合:

1. SharePointで｢役職｣が｢主任｣のデータだけに絞り込み
2. Power Appsは､SharePointから渡されたデータを表示するのみ

委任しない場合:

1. SharePointから全社員データをPower Appsへ渡す
2. Power Apps側で絞り込みを行い､表示する

Power Appsから見れば､委任した方が､処理は楽になります｡

委任に関する警告は｢委任できない状態｣

委任に関する警告とは､｢データベース側に処理をお願いできない｣場合に表示される警告です｡
厳密には｢データベース側でサポートしていない関数を使用している｣場合､委任ができず､警告が表示されます｡
委任に関する警告が表示されている場合､その処理は委任できず､Power Apps側で行われることになります｡

委任できない場合500件を超えたデータが無視される

委任に関する警告が出ている処理､つまりPower Apps側でしか行えない処理は､Power Appsに負荷がかかるため､大量のデータを処理できません｡

具体的には､データソースから先頭500件を超えたデータが無視されます｡
500件の上限は､絞り込み後ではなく､絞り込み前のデータ全体が対象です｡

例1:SharePointの社員データから｢役職｣が｢主任｣のデータだけを表示する

○社員データが800件ある場合､先頭の500件に存在する｢主任｣だけが表示される
×絞り込み後､主任が500件以内なら全件表示される

例2:SharePointの申請データから｢状態｣が｢承認待ち｣のデータだけを表示する

○申請データが500件を超えた場合､501件目以降の｢承認待ち｣の申請データは一覧に表示されない
×｢承認待ち｣のデータが500件を超えた場合､501件目以降は一覧に表示されない

(Power Appsで処理する件数の変更方法)

デフォルトだとPower Appsで処理できるのは500件ですが､設定により2000件まで増やすことができます｡
設定箇所は､アプリを開いた後の｢設定｣→｢全般｣→｢データ行の制限｣です｡

ただ､500件がデフォルトなのは､Power Appsの処理が重くなりすぎるのを防ぐためです｡
動作遅延が発生しないか等のバランスを見て､設定しましょう｡

委任に関する警告への3つの対処方法

委任に関する警告が表示された場合の､対処方法をお伝えします｡
対処法は､大きく3つです｡

1. 無視する
2. 定期的にデータを削除する
3. 委任できる関数のみを使う

それぞれ詳しく解説します｡

無視する

委任に関する警告が問題となるのは､データ数が500件(設定変更した場合は2000件)を超えた場合のみです｡

• 現状の件数が上限数よりも少なく､余裕がある
• 急激に増えることはない

場合は､委任に関する警告を放置しても問題ないでしょう｡

例えば､社員データから｢役職｣が｢主任｣のデータだけを表示する際に､委任に関する警告が出ている場合｡
現状の社員数が100人前後で､今後数十年に渡り大幅な増員が予定されていないのであれば､放置しても問題となることはないでしょう｡

ただし､放置しても良いと判断するのは以下いずれかの場合のみです｡

• ｢そのPower Appsのアプリを利用している間は､上限を超えない｣ことが確かである
• 上限を超えたとしても､致命的な問題にはならない(｢動作がおかしい｣等の報告を受けてから対処すれば問題ない)

上限を超える可能性があり､問題が起きると業務が止まってしまうようなアプリの場合は､何かしらの対策を行うことをオススメします｡

定期的にデータを削除する

以下の場合は､定期的にデータを削除することで､対処可能です｡

• 扱うデータ量が少なく､ピーク時でも上限を超えない
• 消しても良いデータの判別が明確(｢承認済み｣｢対応済み｣など)
• データをソース元に保管して置く必要がない

注意点として､データ量は､平均ではなくピーク時で判断しましょう｡
平均が上限以下であっても､ピーク時に超える場合､問題が起こることになります｡

また､消すデータの条件は､慎重に決めましょう｡
時間のみでなく､データの状態(ステータス)も含めると安心です｡
時間のみだと､処理に時間がかかっているだけで､まだ残しておくべきデータも削除されてしまう可能性があります｡
NG例:
データが作成されてから10日以上経ったデータ
OK例:
ステータスが｢承認済み｣かつ､データが最後に更新されてから10日以上経ったデータ

削除は､できれば自動化しましょう｡実行し忘れを防ぐためです｡
Power Automateを使えば､削除を実行するフローを定期実行することも可能です｡

以下の事例では､定期的にデータを削除することで委任の警告に対応しました｡

PowerApps開発事例:営業事務への依頼を入力しTeams/Outlookへ通知するアプリ

委任できるようにプロパティを書き換える

委任に関する警告が出ているプロパティを､委任できる形に書き換えることで､根本的な解決ができます｡
プログラミング的な専門知識が必要となり､どう書き換えても対応できないケースもあります｡
専門知識がない場合､まずは放置･定期的な削除を検討すると良いでしょう｡

Power Appsでは､委任できる関数が決まっています｡

頻繁に変わっている(関数が増えている)ため､詳細は以下の公式サイトをご確認ください｡
https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-apps/maker/canvas-apps/delegation-overview#delegable-functions

*実際に委任できるかどうかは､ソースとなるデータベースとの組み合わせで決まります｡
公式サイトに書かれている関数であれば､必ず委任ができる訳ではありませんので､ご注意ください｡

定期削除するフローの詳細

Power Automateで定期的にデータを削除する場合のフローについて､大まかな流れをお伝えします｡
今回､データソースにはShare Pointを使っています｡

トリガーにRecurrenceを指定して定期実行

トリガーには｢Recurrence｣を使用します｡

詳細オプションにて､｢何曜日の何時から｣など､より細かい設定ができます｡
画面では､毎週月曜日に実行するよう設定しています｡

過去の時間の取得･タイムゾーンの変換

｢過去の時間の取得｣アクションで､削除するデータの条件となる日時を取得します｡
例えば1週間以上前のデータを削除する場合､取得するのは1週間前の日時です｡

｢過去の時間の取得｣で取得できるのはUTC(協定世界時)です｡
｢タイムゾーンの変換｣アクションで､日本時間に変換します｡

※このタイムゾーンの変換は､行わなくても結果は一緒です｡テスト時にわかりやすいため､日本時間に変換しています｡

｢複数の項目の取得｣アクションで削除データを絞り込み

日本時間に変換した日時を使って､SharePointのリストから､削除対象データを絞り込みます｡
絞り込みにはフィルタークエリを使用します｡

例えば､
【列｢approvalstate｣が｢承認済み｣ かつ､
｢Modified｣(データ更新日時)が取得した日時(今回だと1週間前)よりも小さい】
データを取得したい場合､フィルタークエリの設定は以下です｡

approvalstate eq '承認済み' and Modified le '@{body('タイム_ゾーンの変換')}'

フィルタークエリに関する詳細は､以下の記事を参考ください｡

Power Automateフィルタークエリの書き方(列名･日時･タイムゾーンに注意)

データの数だけ｢項目の削除｣を繰り返す

｢項目の削除｣にて､｢複数の項目の取得｣アクションで絞り込んだデータを削除します｡
IDには｢複数の項目の取得｣アクションのIDを指定します｡

委任に関する警告を解除するためのプロパティの書き換え方法

最後に､対処法の1つである｢委任できるようにプロパティを書き換える｣について､具体的なやり方を解説します｡
データソースはShare Pointで｢Filter関数内で委任に関する警告が出た場合｣を例に､代表的な書き換え方を紹介します｡

別のタイミングで変数に代入しておく

Filter関数内で､委任できない関数(LookUp等)を使用していると､その部分に波線が引かれます｡
以下のように､別にタイミングで変数に代入し､Filter関数内では変数を利用すると､警告を回避できます｡

1. 別のタイミング(OnVisible等)で委任できない関数を実行するようにし､結果を変数に代入する
2. Filter関数内では変数を利用する

別のタイミングからFilter関数が利用されるまでの間､変数の値は固定となります｡
変数に代入するタイミングに注意しましょう｡

式の構成を変える

プロパティの式の構成を組み替えるだけで､警告を回避できる可能性もあります｡
委任は､データベースソースの列を引数にした関数単位で行われます｡
例えば､列を引数にしたFilter関数内でIf関数を行おうとすると､警告が出ます｡
反対に､If関数の条件分岐内で､列を引数にしたFilter関数を使用する場合は警告が出ず､委任可能となります｡

データソース側のフォーマットを整える

例えば､Filter関数内でフォーマット(日付への変換など)が必要となる場合です｡
フォーマットのための関数(textなど)は委任できないため､警告が表示されます｡
この場合､データソース側の形式をフォーマット不要な形にすれば､警告を回避できます｡
ただし､データソース側のフォーマットを変更すると､更新処理など､他の処理も修正が必要となります｡
影響範囲を把握した上で､変更しましょう｡

Microsoft365の運用にお困りではありませんか?

株式会社uniteでは、Microsoft365のすべてのアプリを対象に、法人様向けの運用サポートを行っています。

• 社内メール⇒teamsへの円滑な移行と利用率UP施策
• SharePointのドキュメントライブラリを活用したファイル管理
• ExcelやAccessで作成された既存の社内ツールをPowerAppsへリニューアル
• 手作業で行っている業務をPowerAutomateで自動化

等、MS365を利用した業務改善のお手伝いをさせて頂いております。
ご予算、サポート範囲については完全オーダーメードでサポート対応をしておりますので、お気軽にご相談ください｡