PowerAutomate 承認フローの作り方･コツ･注意点

｢PowerAutomateで承認を使ったフローを作りたい｣
｢どういったシーンで承認が使えるのか知りたい｣
｢承認を使う上での注意点はある?｣

この記事ではPowerAutomateの承認機能について､実際のフローと共に解説します｡
記事を読めば､承認の使い方や注意点がわかり､承認を使ったフローを自力でスムーズに作れるようになるはずです｡

—この記事の監修者—

ヒョウノモトハル

• 1979年神奈川県生まれ
• 大学卒業後、モラトリアム期間を経て会社員となる
• 経理・総務・管理といったバックオフィスでの経験を積み、2016年から会社の情報システム部門へ転属
• その後2021年にキャリアの経験を活かし、Microsoft365関連の講座でUdemy講師としてデビュー
• 2023年現在、受講生５万人を抱えるベストセラー講師となる

承認とは

承認とは｢他の人が承認するまで処理を中断し､承認結果によって行う処理を分岐する｣機能です｡
例えば､以下のような場面で使えます

活用シーン1:他者からの承認が必要なフロー

シンプルに､何らかのアクションに対して､他者(上司､経理など)からの承認が必要な場面で活用できます｡

• 残業､出張などの申請
• 小口精算
• アンケートへの回答

など｡

活用シーン2:対応待ちの作業を管理する

承認機能を応用し､対応待ちの作業の管理にも活用できます｡

承認におけるステータスを､以下のように置き換えるイメージです｡

弊社でも｢営業から事務に依頼した作業の状況管理｣のために､この承認フローを活用した事例があります｡

承認を使った簡易フローの作成

では､実際に承認を使ったフローを作成してみましょう｡
承認の流れをざっくり掴むために､手動で動く簡易的なフローを作ります｡

｢インスタント クラウド フロー｣を作成してください｡
トリガー方法には｢フローを手動でトリガーする｣を選択します｡
名前は｢承認テスト｣など､テストで作ったものだとわかるようにすると良いでしょう｡

※｢新しいデザイナー｣機能はOFFの前提で解説します｡
｢新しいデザイナー｣では､名称や操作方法が異なるため､注意ください｡

｢開始して承認を待機｣アクション

早速､アクションに｢開始して承認を待機｣を追加します｡

必須項目には､以下を入力します｡

今回はテストなので､｢担当者｣には承認者ではなく､Microsoftのサインインに利用している､ご自身のメールアドレスを入力しましょう｡
他人のアドレスを入れてしまうと､フローを動かす度にその方にメールが飛んでしまいます｡
現在サインインしているMicrosoftアカウントの組織に存在しないメールアドレスは､利用できない点にもご注意ください｡(テスト時にエラーになります)

この時点でテストを実行し､動きを確認してみましょう｡
指定したメールアドレス宛に､以下のメールとTeamsの通知が飛ぶはずです｡

(Teamsの通知)

条件の追加

続いて､承認されたら｢OK｣､拒否されたら｢NG｣とメールを送るように処理を分岐させます｡
まずは､分岐を追加します｡

一番下のアクションに｢コントロール｣の｢条件｣を追加します｡
条件には､以下を設定します｡

左から､以下のように設定してください｡
①動的コンテンツの｢開始して承認を待機｣から｢結果｣を指定
②｢次の値に等しい｣を選択
③手入力で｢Approve｣

特に｢Approve｣は一文字でも間違っているとうまく動作しませんので､ご注意ください｡
当記事からコピペすると確実です｡

｢開始して承認を待機｣アクションは､承認結果が｢結果｣に格納されます｡
格納される値は､承認の場合は｢Approve｣､拒否の場合は｢Reject｣です｡

分岐1:はいの場合(承認)

｢はいの場合｣の下に､承認時のフローを設定します｡

今回は｢OK｣のメールを送ってみましょう｡
｢Office 365 Outlook｣の｢メールの送信｣アクションを追加します｡

各項目､以下のように設定します｡

分岐2:いいえの場合(拒否)

同様に｢いいえの場合｣の下に､｢メールの送信｣アクションを追加します｡
メールの内容は､以下のように設定しましょう｡

動作テスト

以上で､承認フローは完成です｡承認時･拒否時それぞれテストしてみましょう｡

承認時に｢OK｣､拒否時に｢NG｣のメールが届いていれば､正しく作成できています｡

*宛先等は､画像を編集し削除しています｡

｢開始して承認を待機｣アクション内で考慮が必要な項目

ここでは､実際に｢開始して承認を待機｣アクションを利用したフローを作成する際､考慮すべき項目について解説します｡

承認の種類

承認の種類は､以下4つから選択できます｡

• カスタム応答-1つの応答を待機
• カスタム応答-すべての応答を待機
• 承認/拒否-すべてのユーザーの承認が必須
• 承認/拒否-最初に応答

カスタム応答は承認/拒否以外の値(｢はい｣｢いいえ｣｢どちらでもない｣等)を回答として設定できます｡
また､カスタム応答の場合は3パターン以上の回答を設定可能です｡

基本的には承認/拒否を使用し､承認/拒否だとわかりにくい場合や､3パターン以上の分岐を足したい場合にのみ､カスタム応答を使うと良いでしょう｡

担当者

担当者とは､承認をもらう相手です｡
ここに設定したメールアドレス全員に､承認依頼(メール及びTeamsの通知)が飛びます｡

誰が承認権限を持っているかを確認し､慎重に設定しましょう｡

特に｢承認の種類｣で｢承認/拒否-すべてのユーザーの承認が必須｣を選んだ場合､この｢担当者｣に設定したメールアドレス全員から承認を得ないと承認されないため､注意が必要です｡

詳細

詳細には､承認してほしい内容についての具体的な情報を記載します｡

承認者が､｢承認するか､拒否するか｣を判断するために必要な情報を､漏れなく盛り込みましょう｡

｢トリガー｣として指定した動作に､これらの情報が含まれているはずです｡

例:
PowerAutomateから登録された新規データ
Formsの回答内容

要求元

｢要求元｣とは､承認依頼の申請者です｡
省略可能な項目となっていますが､必ず設定しましょう｡
省略した場合､｢フロー作成者｣が常に要求元になってしまいます｡

基本的には､要求元として設定すべきは｢トリガーの動作を行った人｣になるはずです｡
例:
PowerAutomateから新しくデータを登録した人
Formsに回答した人

承認/拒否時のアクションで考慮すべきこと

ここでは､承認/拒否後にメール送信などのアクションで考慮すべきことをお伝えします｡

結果を通知すべき相手は｢承認の申請者｣が原則

承認/拒否時に結果を通知すべき相手は､基本的には｢承認の申請者｣です｡
｢開始して承認を待機｣アクションの｢要求元｣と､同じように設定しましょう｡

承認結果は｢件名｣などすぐ見える位置に

承認されたのか､拒否されたのかの結果は､すぐ見える位置に設定しましょう｡
メールなら件名に､Teamsのメッセージなら1行目に設定することをおすすめします｡

その他注意点

これまでに伝えていないその他の注意点について､解説します｡

テスト時は､すべての分岐を漏れなく確認

最後に､承認フローをテストする際は､すべての分岐を漏れなく動かして確認するようにしましょう｡

承認/拒否であれば､承認された場合と拒否された場合の2パターンです｡

承認時はうまく動くが､拒否の場合に意図通りに動作しない､などと言ったことはよくあります｡
｢動くだろう｣と油断せず､実際に動かして確認した上で稼働させましょう｡

カスタム応答にした場合は結果の値に注意

カスタム応答にした場合､結果は｢Approve｣でも｢Reject｣でもなく､｢応答オプション｣に設定した値そのものになります｡
例えば｢はい｣｢いいえ｣｢どちらでもない｣で､｢はい｣を選択した場合､｢結果｣の中身は｢はい｣になります｡
条件を設定する際に､注意しましょう｡

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